Hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa của Chuyên gia đào tạo kinh doanh bán lẻ Nguyễn Văn Thịnh. Nội dung cực chi tiết ở bài viết dưới đây.

Quy trình quản lý siêu thị mini
Quy trình quản lý siêu thị mini

1. Tầm quan trọng của quy trình quản lý siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa

Tại sao lại cần phải có quy trình?

Quy trình siêu thị hay quy trình để quản lý siêu thị mini; cửa hàng bán lẻ sẽ giúp cho người thực hiện công việc trong doanh nghiệp bán lẻ của mình biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào; làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào?. Sẽ không có tình trạng nhân viên siêu thị nhận chỉ thị của quản lý cửa hàng mà không biết phải làm thế nào?

Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý quản lý, công ty. Đối với những công việc cần sự phối hợp nhóm (teamwork) thì quy trình sẽ giúp cho các nhân viên phối hợp với nhau một cách hợp lý; nhịp nhàng và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào? Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý cửa hàng kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.

Khó khăn trong quá trình viết và thực hiện quy trình siêu thị

Bản thân các cấp quản lý tầm trung không chịu đầu tư thời gian để làm quy trình quản lý siêu thị; thậm trí ngay với người chủ doanh nghiệp bán lẻ; nhà đầu tư kinh doanh siêu thị cũng chưa hiểu và có đủ kiến thức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc này. Hầu hết  cho rằng việc xây dựng quy trình quản lý siêu thị là mất rất nhiều thời gian, tốn kém.

Nhưng bản thân cách nhìn này chưa phải là dài hạn và họ thực sự chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình; cũng như hiểu được rằng nếu như đầu tư thời gian ngay từ đầu để xây dựng hệ thống quy trình; thì sẽ rất nhàn về sau trong việc quản lý và kiểm soát công việc của nhân viên. Tối ưu hệ thống quy trình nội bộ doanh nghiệp

Quy trình mang tính chất kế thừa

Khi nhìn vào một quy trình của siêu thị; trải nghiệm nó người ta sẽ nhìn ra các bước không cần thiết hoặc các cách làm để công việc được nhanh hơn. Nếu không có quy trình người ta sẽ không nhìn ra những sai sót đó; và khó có thể sửa chữa. Nếu không có quy trình; bạn sẽ làm đi làm lại một việc theo một cách có thể không hiệu quả và rất khó nhận ra sự sai lầm trong công việc thường ngày.

Quy trình hóa – giải phóng lãnh đạo

Khi một người khác có thể thay thế bạn làm một việc gì đó tốt bằng bạn thậm chí tốt hơn; đó là niềm vui sướng vì bạn có thể làm những công việc mới; đối đầu với những thử thách mới; bạn sẽ không còn những giờ phút khổ sở giải quyết sự vụ hàng ngày nữa.

2. Hậu quả phổ biến của việc siêu thị không có quy trình quản lý

Hoạt động lộn xộn

Cũng xuất phát bởi vai trò của quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ, siêu thị. Mà việc cửa hàng hoạt động một cách tự phát; thậm trí là chuỗi siêu thị mini dẫn đến việc hoạt động của cửa hàng sẽ rất lộn xộn. Công việc không biết ai làm, ai kiểm tra, ai giám sát, và ai duyệt.

Sự gắn kết giữa các bộ phận (đối với chuỗi), và các cá nhân của siêu thị khá rời rạc, không có trọng tâm. Cuối cùng là kết quả kinh doanh yếu kém.

Một ví dụ điển hình; nhất là đối với các siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa; tiện ích mà người chủ không trực tiếp đứng ở đó quản lý và bán hàng. Nhiều nhà cung cấp, sale thị trường giao hàng đến và nhân viên nhận hàng rồi thanh toán; trong khi đó cửa hàng không hề đặt đơn hàng đó. Tệ hại hơn nữa có thể hàng đó là hàng giả, hoặc hàng nhái mà nhân viên không hề hay biết.

Chính vậy; siêu thị cần phải có sự gắn kết giữa việc quy trình đặt hàng – nhận hàng – thanh toán. Khi bộ phận (hoặc cá nhân) đặt hàng thì cần phải có công cụ thông báo tới các bộ phận khác; cụ thể ở đây chính là bộ phận nhận hàng để biết là có đặt đơn hàng này rồi thực hiện các công việc tiếp theo…

Đặt hàng hóa không có định mức

Trong nghiệp vụ quản lý hàng hóa (tồn kho) và thực hiện kế hoạch đặt hàng; siêu thị cần phải có định mức tồn kho tối thiểu và tồn kho tối đa; bên cạnh đó việc đặt hàng cần phải có định mức tối thiểu và tối đa là bao nhiêu

Nhưng hầu hết các siêu thị mini; và kể cả chuỗi cửa hàng cũng rất ít cửa hàng thực hiện công việc này. Chính vậy mà việc nhân viên đặt hàng (hoặc là nhân viên thu mua siêu thị) nhất là các bạn mới vào; thường có xu hướng đặt hàng số lượng nhiều; dẫn đến hàng hóa nhập số lượng nhiều và có thể để lại hậu quả tồn kho; thậm trí là hàng hết date.

Để khắc phục tình trạng này cần phải thực hiện và kết hợp các quy trình quản lý siêu thị mini liên quan tới các nghiệp vụ: Tuyển dụng, đào tạo, quy trình đặt hàng. Và trong đó cần phải có quy định (hay hạn mức) số lượng đặt hàng. Kỹ năng cơ bản là dựa vào tỉ lệ số lượng hàng bán ra và tồn kho cuối kỳ của sản phẩm đó.

Lỗi này thường mắc ở các bạn nhân viên mới vào; hoặc siêu thị mở mới tuyển các bạn thu mua từ các siêu thị lớn và họ lấy tư duy của siêu thị lớn và hoạt động lâu năm sang siêu thị mở mới có quy mô nhỏ hơn.

Hàng hóa hết date

Không có quy trình kiểm tra hàng hóa; cụ thể ở đây chính là kiểm tra date hàng hóa và số lượng tồn kho hàng hóa. Đương nhiên trong trường hợp hàng hóa bán được; cửa hàng bán tốt sẽ ít xảy ra việc để hàng hóa cận, hết date. Tuy nhiên tại cửa hàng, đâu phải hàng hóa nào cũng bán tốt; thậm trí có rất nhiều hàng hóa bán chậm. Nếu không có biện pháp xử lý thì thời gian trôi qua, hàng mới cũng sẽ trở thành hàng cận và hết date.

Khắc phục bằng cách phải thực hiện các bước quy trình quản lý hàng hóa lần lượt bao gồm:

  • Phải có quy định về hàng cận date
  • Quy định kiểm tra và báo cáo date sản phẩm và số lượng tồn kho
  • Quy trình hướng xử lý hàng hóa cận date: Báo NCC đổi trả, khuyến mại, dùng làm quà tặng, thậm trí là cho. Tuyệt đối để hàng hết date vứt bỏ.

Thất thoát hàng hóa

Nhất là các cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini việc thất thoát hàng hóa diễn ra khá phổ biến. Trong quá trình tư vấn và đào tạo tôi gặp vấn đề này ở hầu hết các cửa hàng. Ai cũng có nhu cầu hạn chế và quản lý thât thoát hàng hóa sao cho tốt nhất hiệu quả nhất. Tuy nhiên để thực hiện được nó thì cần phải đồng bộ quy trình quản lý siêu thị mini một cách đồng bộ triệt để.

Tổng quan thất thoát hàng hóa trong cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini chủ yếu bởi hai nguyên nhân:

  • Nguyên nhân bên trong: Gia đình, nhân viên, quản lý kho: Chuột, hàng cận, hết date…
  • Nguyên nhân bên ngoài: Sale, khách hàng, trộm cắp.

Để khắc phục được triệt để việc thât thoát hàng hóa cần phải có và thực hiện các quy trình trong vấn đề từ khâu đặt hàng đền bán hàng và an ninh siêu thị.

Ví dụ: Nhà cung cấp giao hàng thiếu, mà nhân viên nhận hàng vẫn nhận đủ đồng nghĩa; là có thể thất thoát ngay từ khâu nhận hàng rồi. Nên cần phải thực hiện đúng quy trình đặt hàng và nhận hàng ở tình huống này.

Ngoài ra có vô vàn tình huống khác nhau dẫn đến việc thất thoát hàng hóa mà người chủ; người quản lý siêu thị mini phải nghĩ cách và đưa ra các phương án giải quyết, xử lý, phòng ngừa.

Còn tiếp…

LIÊN HỆ: ISAAC GROUP

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ISAAC

VPĐD Hà Nội: Phòng 501, tầng 5, tòa nhà 813 Giải Phóng, quận Hoàng Mai, Hà Nội

VPĐD HCM: Lô C27, Đường N7, KCN Tân Phú Trung, huyện Củ Chi, TP.HCM

Mail: setupisaac@gmail.com

Webhttp://isaacgroup.vn

Hotline0332.218.218 – 0392.218.218