Việc quản lý chi phí của doanh nghiệp đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Vậy chi phí doanh nghiệp là gì? Các bước để hạch toán chi phí diễn ra như thế nào? Bài viết này sẽ giúp các bạn có một cái nhìn khái quát, cụ thể hơn về một số kiến thức căn bản trong quản lý và hạch toán chi phí doanh nghiệp.

Thế nào là chi phí quản lý doanh nghiệp?

Khái niệm về chi phí quản lý có lẽ còn xa lại với nhiều người, để hiểu rõ hơn về loại chi phí này, hãy cùng theo dõi những nội dung dưới đây:

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để duy trì vận hành các hoạt động của mình. Liên quan đến toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp chứ không tách riêng được cho từng hoạt động cụ thể.

Chi phí quản lý là một yếu tố quan trọng trong hệ thống chi phí, quyết định sự phát triển lâu dài và bền vững của một doanh nghiệp. Chính vì vậy, bộ máy quản trị của doanh nghiệp cần phải luôn chú trọng quản lý tốt loại chi phí này sao cho hợp lý nhất với doanh nghiệp của mình.
Quản lý và hạch toán chi phí doanh nghiệp

2. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp. Bảo hiểm y tế, xã hội. Kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện

, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng…)

Phương pháp hạch toán chi phí

Quản lý và hạch toán chi phí doanh nghiệp

1. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.

Bên Nợ:

– Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ;

– Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

Bên Có:

– Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh;

– Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

– Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh có 2 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.

– Tài khoản 6422 – Phản ánh chi phí quản lý chung phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển CPQLDN sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

Xem ngay: Bí kíp Cắt giảm chi phí kinh doanh cực đơn giản không phải ai cũng biết

2. Cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp (Cách hạch toán CPQLDN)

Chi phí nhân viên quản lý

Là các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp như tiền lương,các khoản phụ cấp, bảo hiểm y tế, xã hội, kinh phí công đoàn, ghi:

Nợ TK 642 – CPQLDN (6421)

Có các TK 334, 338.

Chi phí vật liệu quản lý

Chi phí văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ..

Nợ TK 642 – CPQLDN (6422)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có các TK 111, 112, 242, 331, …

Chi phí đồ dùng văn phòng

Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng trong văn phòng

Nợ TK 642 – CPQLDN (6423)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 153 – Công cụ. dụng cụ

Có các TK 111, 112, 331, …

Chi phí khấu hao dùng cho tài sản cố định (TSCĐ)

Là các chi phí như nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vẫn tải truyền dẫn, máy móc thiết bị dùng trên văn phòng..

Nợ TK 642 – CPQLDN (6424)

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

Thuế, phí và lệ phí

Gồm các loại thuế như thuế môn bài, tiền thuê đất,… phí và các loại lệ phí khác

Nợ TK 642 – CPQLDN (6425)

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

Chi phí dự phòng

Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

– Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 642 – CPQLDN (6426)

Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).

– Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)

Có TK 642 – CPQLDN (6426).

Chi phí dịch vụ mua ngoài

Các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kĩ thuật, bằng sáng chế,..(Không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào CPQLDN, tiền thuê TSCĐ, chi trả cho nhà thầu phụ.

Nợ TK 642 – CPQLDN (6427)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331, 335, …

 

Chi phí bằng tiền khác

Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí tàu xe. Khoản chi cho lao động nữ,…

Nợ TK 642 – CPQLDN (6428)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ thuế)
Có các TK 111, 112, 331, 335,. . .

Quản lý và hạch toán chi phí doanh nghiệp

Lợi ích của việc quản lý và hạch toán chi phí hiệu quả

  • Là cơ sở giúp hình thành một bộ máy cố định, kiểm soát được nguồn thu chi, dễ dàng dự toán được các chi phí phát sinh
  • Dễ dàng hơn trong quá trình kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn để đánh giá mức hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả hay không
  • Tạo điều kiện để đưa ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời.
  • Giúp nhân viên nâng cao ý thức trách nhiệm sử dụng tài nguyên hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả.

Lời kết

Tính toán chi phí quản lý doanh nghiệp là một việc không hề dễ dàng. Bạn phải bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức để tích lũy kiến thức, kinh nghiệm rồi mới có thể đem nó áp dụng vào công việc. Mong rằng với những chia sẻ trong bài viết này của Isaac sẽ giúp bạn có thể thực hiện công việc của mình một cách thuận lợi hơn đặc biệt với những yêu cầu về vốn và chi phí hoạt động trong những ngày đầu hoạt động của doanh nghiệp.

Hãy đánh giá!