Từ trước tới nay, việc thất thoát hàng hóa luôn là bài toán khó với nhiều đơn vị kinh doanh. Việc này ảnh hưởng nặng nề tới quá trình phát triển cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu quy mô cửa hàng càng lớn sẽ càng dễ xảy ra việc hao hụt hàng hóa. Vậy nguyên nhân thất thoát hàng hóa này là do đâu, có cách nào để giải quyết triệt để hay không?

Thất thoát hàng hóa trong doanh nghiệp là gì?

Hiểu một các đơn giản nhất, thất thoát hàng hóa trong việc kinh doanh chính là tình trạng số lượng hàng hóa bị giảm mà không rõ nguyên nhân. Mặc dù không xảy ra thường xuyên nhưng lại ảnh hưởng cực kỳ nghiêm trọng tới doanh thu và nhiều vấn đề khác.

Nguyên nhân thất thoát hàng hóa

Việc kiểm soát hàng hóa thường do bộ phận kế toán đảm nhiệm; khi hàng hóa giảm đi không rõ nguyên nhân thì người chịu trách nhiệm lớn nhất là kế toán kho. Vậy nên người làm kế toán cần phải biết rõ về nguyên nhân thất thoát hàng hóa. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những điều đáng tiếc xảy ra khi làm kế toán.

Tình trạng, nguyên nhân thất thoát hàng hóa

Nguyên thì có nhiều nhưng để tìm được nguyên nhân đúng và chính xác nhất lại là khó khăn lớn. Thông thường, nhiều doanh nghiệp sẽ phân chia nguyên nhân thất thoát hàng hóa theo 2 loại chính sau đâu:

1. Nguyên nhân thất thoát hàng hóa từ bên trong

  • Thất thoát tự nhiên: do hành hóa bị hỏng, chất lượng không đảm bảo hoặc hết hạn.
  • Do quản lý và phân loại hàng hóa chưa rõ ràng; không kiểm kê theo định kỳ.
  • Nguyên nhân hao hụt có thẻ do nhân viên thanh toán không kiểm tra kỹ, thanh toán nhầm hoặc thừa.
  • Cũng có thể do nhân viên kế toán nhập kho thiếu so với số lượng thực tế.
  • Hoặc có thể do mất trộn, không để ý kỹ.
  • Do thu ngân không nộp tiền thu với khách hoặc tính toán sai.

2. Nguyên nhân thất thoát hàng hóa từ bên ngoài

  • Do an ninh kém dẫn đến việc khách hàng lợi dụng lấy cắp hàng hóa.
  • Hoặc nhân viên lợi dụng các chương trình ưu đãi, khuyến mãi để lấy hàng.
  • Khách hàng lợi dụng, cố tình dán tem hàng giả để thay đổi giá trị sản phẩm.
  • Khách hàng làm hỏng nhưng không khai báo.
  • Những mặt hàng ăn liền rất dễ bị khách sử dụng ngay tại cửa hàng nhưng không tính tiền.
  • Với những mặt hàng nhỏ có thể bị người mua bỏ túi nếu không có hệ thống an ninh tốt.

Hầu như 2 nguyên nhân thiếu hụt hàng hóa đều có tỷ lệ gần giống nhau. Với điều đó, đơn vị kinh doanh hoàn toàn có thể khắc phục nếu bài toán quản trị nội bộ, hệ thống an ninh được bố trí khoa học.

Hậu quả khi hàng hóa không được kiểm soát kỹ là gì?

Việc hao hụt hàng hóa không phải điều tốt đẹp gì. Nếu một đơn vị kinh doanh thường xuyên xảy ra tình trạng mất hàng hóa thì chả mấy phải đóng cửa. Hậu quả từ các nguyên nhân thất thoát hàng hóa vô cùng khôn lường, cụ thể như:Hậu quả của nguyên nhân thất thoát hàng hóa

1. Nguyên nhân thất thoát hàng hóa làm giảm doanh thu

Hậu quả cầu tiên phải kể đến đó chính là dòng tiền, nguồn lợi nhuận của doanh nghiệp cũng sẽ giảm xuống. Khi doanh thu giảm kéo theo rất nhiều thứ như: lương nhân viên; các chi phí phát sinh phải trả, ảnh hưởng tới quá trình nhập hàng mới;…. Bởi doanh thu gần như là chi viện cho mọi thứ để một doanh nghiệp có thể hoạt động và phát triển.

2. Hàng hóa hao hụt

Khi bạn đã mở một cửa hàng, lượng hàng hóa bạn mua về là rất cao. Bạn không thể quản lý hết được tất cả mặt hàng cũng như số lượng hàng hóa mà bạn có thể có được, như vậy, việc thất thoát rất dễ xảy ra. Việc hao hụt số lượng hàng hóa sẽ làm ảnh hưởng đến lợi nhuận hàng kỳ của bạn. Khi số lượng nhập vào cao hơn số lượng bán ra thì chắc chắn bạn phải chuẩn bị sẵn sàng tâm lý đón nhận thua lỗ.

3. Nội bộ công ty không đoàn kết

Nguyên nhân thất thoát hàng hóa có thể do nhân viên lấy cắp; nếu không điều tra kỹ rất dễ gây hiểu nhầm. Mọi người trong doanh nghiệp xào xáo, nghi ngờ nhau. Dẫn đến tình trạng mất đoàn kết và  dự báo không hề khả quan cho cửa hàng.

Làm thế nào để kiểm soát hàng hóa chính xác

Điều mà nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất chính là tìm ra cách giải quyết tốt nhất để kiểm soát hàng hóa hiệu quả. Để tránh những hậu quả không đáng có từ việc hao hụt hàng hóa; kiểm soát hàng chính đơn vị kinh doanh nên xem xét lại mô hình sắp xếp tại cửa hàng; hoặc làm theo một số bước dưới đây:

Bước 1: Phân chia hàng hóa trong kho và trên kệ để dễ dàng kiểm soát. Hàng ngoài kệ cần phải sắp xếp đúng vị trí, số lượng.

Bước 2: Tiến hành kiểm hàng ở kho tạm sau đó tại mã cho các mặt hàng bằng cách dán mã cẩn thận. Mặt hàng nào được dán mã và quét mã kiểm tra thì sẽ chuyển ra trưng bày đúng vị trí/

Bước 3: Đưa số liệu thống kê được lên phần mềm và báo cáo theo từng thời điểm.

Nên kiểm kho thường xuyên hoặc theo từng thời điểm nhất định. Tránh nguyên nhân thất thoát hàng hóa xảy ra vì tất cả hoạt động kiểm kho đều được làm phía trong của kho tạm không liên quan đến bên ngoài. Như vậy sẽ không làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của bạn

Các phương pháp quản lý kho hàng tốt nhất

Nếu như trước kia việc quản lý hàng hóa thường phải xử lý bằng tay thì giờ đây; công nghệ phát trên đã tạo ra rất nhiều công cụ hỗ trợ việc kiểm soát hàng hóa. Những phần mềm quản lý bán hàng đã ra đời để giải quyết vấn đề đó. Với nhiều tính năng hữu ích giúp nhân viên kế toán giảm bớt khối lượng công việc.

Phương pháp khắc phục nguyên nhân thất thoát hàng hóa

1. Quản lý hàng hóa trên Excel

Việc quản lý kho hàng không hề đơn giản nhưng nếu biết cách sử dụng Excel công việc sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Excel là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý kho hàng mà cửa hàng nào cũng nên sử dụng. Không chỉ đơn giản, tiện lợi; công cụ này còn không đòi hỏi bạn phải trả bất kỳ khoản chi phí nào.

2. Quản lý hàng hóa trên phần mềm

Không thể phủ nhận được sử phát triển của các phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng. Nó giúp người dùng quản lý số lượng hàng hóa dễ dàng và vô cùng chính xác; chi tiết và tỉ mỉ. Tuy nhiên, để sử dụng được công cụ này, đơn vị kinh doanh sẽ phải mất một khoản phí để được sử dụng.

3. Lên sơ đồ lưu trữ hàng hóa

Đó là một bản vẽ thu nhỏ giúp bạn có cái nhìn tổng quát nhất về các mặt hàng cũng như loại hàng hóa hiện có tại cửa hàng. Nhìn vào bản đồ bạn sẽ dễ dàng thấy được vị trí của từng món hàng kèm theo giá lượng, giá bán. Với những kho hàng càng lớn thì sơ đồ càng trở nên quan trọng. Từ bản đồ, doanh nghiệp sẽ đưa ra được kế hoạch thay đổi phù hợp.

Lời kết

Nếu bạn đang gặp những vấn đề trên cũng như nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa nên tìm cách khắc phục kịp thời. Bạn có thể liên hệ ngay với ISAAC để được tư vấn miễn phí về cách setup cửa hàng để việc quản lý kho vận dễ dàng hơn cũng như giúp quá trình kinh doanh dễ thu về lợi nhuận lớn.

 

5/5 - (1 bình chọn)