Cách phòng chống thất thoát hàng hóa là một việc rất hệ trọng trong cách thức vận hành kinh doanh cũng như quản lý hàng hóa, chính vậy mà nó cần được chú trọng và quan tâm một cách đặc biệt để quản lý hàng hóa được tốt nhất.

Việc doanh nghiệp để diễn ra tình trạng thất thoát hàng hóa trong quá trình kinh doanh, luân chuyển, lưu kho không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp.

Cách phòng chống thất thoát hàng hóa
Cách phòng chống thất thoát hàng hóa

1. Những nguyên nhân gây ra thất thoát hàng hóa

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, thì doanh nghiệp thường có khá nhiều những nguyên nhân khác nhau có thể dẫn đến việc gây ra thất thoát hàng hóa, từ quy trình vận chuyển, sơ ý trong việc quản lý kho, cho đến sự cố hư hỏng trong quá trình sản xuất. Dưới đây là một số nguyên nhân gây ra thất thoát hàng hóa mà doanh nghiệp thường hay gặp phải:

1. Quy trình vận chuyển hàng hóa không đúng

Vận chuyển là công việc quan trọng trong hoạt động chuỗi cung ứng. Nếu như việc vận chuyển hàng hóa không được thực hiện đúng quy trình vận chuyển của doanh nghiệp, kho  có thể không đảm bảo an toàn dẫn đến việc hàng hóa có thể bị hư hỏng, hoặt mất mát. Nên doanh nghiệp cần phải xây dựng cũng như yêu cầu toàn bộ nhân viên phải thực hiện theo quy trình đã được lên sẵn và áp dụng hiệu quả.

2. Thất thoát trong việc quản lý kho

Lưu kho là bộ phận quan trọng nhằm đảm bảo hàng hóa được bảo quản một cách đáp ứng theo yêu cầu, tuy nhiên nếu hệ thống đội ngũ thực hiện công việc quản lý kho không hiệu quả, nhân viên kho không được đào tạo đúng cách hoặc không được theo dõi sát sao cũng có thể dễ dàng dẫn đến việc thất thoát hàng hóa.

3. Nhân viên là nguyên nhân chính dẫn đến việc thất thoát hàng hóa

Phần lớn doanh nghiệp thất thoát tài chính nói chung và hàng hóa nói riêng, đối tượng góp phần không nhỏ chính là đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp, công ty đó, khi mà họ không vượt qua được sự cám dỗ, tham lam, và dẫn đến việc có thể bị tham nhũng, lợi dụng quyền hạn, chức vụ của mình để lấy cắp hàng hóa hoặc yếu kém trong việc quản lý, không giám sát một cách chặt chẽ quá trình lưu kho, vận chuyển hàng hóa.

4. Lỗi trong quá trình sản xuất

Doanh nghiệp nào sản xuất cũng cần phải có bộ phận QC (Quality Control) thực hiện các công việc liên quan đến kiểm tra, kiểm soát, đánh giá chất lượng các sản phẩm, hàng hóa trước khi thực hiện quy trình đóng gói, cấp phép lưu hành rộng rãi trên thị trường, nhiệm vụ của bộ phận QC này chính là giám sát quá trình sản xuất để nhằm mục đích đảm bảo chất lượng sản phẩm, loại bỏ các sản phẩm, hàng hóa không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, khiến sản phẩm phải bị đưa ra khỏi thị trường hoặc phải chịu chi phí đắt đỏ để sửa chữa.

2. Cách phòng chống thất thoát hàng hóa hiệu quả

Để hạn chế tối đa việc thất thoát thì doanh nghiệp cần phải áp dụng các chiến lược nhằm có thể ap dụng cách phòng chống thất thoát hàng hóa sau đây:

1. Hệ thống quản lý hàng hóa cần được tối ưu triệt để

Để kiểm soát được mọi hoạt động của hàng hóa từ việc nhập hàng, quản lý kho, đến vận chuyển hàng hóa thì cần phải xây dựng và thực hiện theo hệ thống quản lý hàng hóa. Để tối ưu hóa hệ thống quản lý này thì các doanh nghiệp cần phải trang bị và áp dụng những công nghệ tiên tiến, từ việc sử dụng phần mềm quản lý kho hiện đại, đến sử dụng thiết bị vận chuyển hàng hóa tiên tiến nhất.

2. Hàng hóa cần được giám sát chặt chẽ

Phòng chống thất thoát hàng hóa bằng cách hạn chế để mất trộm cắp từ con người, nên việc đảm bảo tốt hệ thống an ninh cho hàng hóa là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho việc thất thoát dễ dàng kiểm soát hơn. Bên cạnh đó, các công ty cần phải nghiên cứu, và đưa ra phương án lựa chọn các đơn vị vận chuyển uy tín, có đủ kinh nghiệm và chuyên nghiệp để đảm bảo an ninh cho hàng hóa. Đồng thời, để hạn chế việc thất thoát hàng hóa thì các công ty cũng có nên áp dụng cách bảo vệ hàng hóa như sử dụng tem chống giả, đóng gói hàng hóa chắc chắn, sử dụng các phương tiện vận chuyển có khả năng bảo vệ hàng hóa tốt nhất.

3. Tăng cường kiểm soát và giám sát

Đội ngũ giám sát cần phải thường xuyên kiểm tra và giám sát các hoạt động, quy trình liên quan tới việc quản lý hàng hóa. Các doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra quá trình quản lý hàng hóa để phát hiện và khắc phục kịp thời những vấn đề xảy ra. Cùng với đó, nên áp dụng các công cụ giám sát hiện đại như camera giám sát, thiết bị giám sát nhiệt độ, độ ẩm, sẽ giúp cho các doanh nghiệp có thể kiểm soát và giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa một cách tốt nhất.

4. Nâng cao nghiệp vụ của nhân viên

Nhân viên là yếu tố cốt lõi trực tiếp trong quá trình hạn chế thất thoát hàng hóa. Tất cả nhân viên của doanh nghiệp của  mình cần được trang bị một cách đầy đủ kiến thức, kỹ năng và trang bị các thông tin về quy trình vận chuyển, quản lý kho bãi, để có thể đảm bảo an toàn và chất lượng hàng hóa. Đồng thời, để nhân sự có thể áp dụng các quy trình làm việc tốt, thì các doanh nghiệp nên đầu tư vào đào tạo và huấn luyện cho nhân viên của mình để nâng cao năng lực và hiệu quả trong công việc.

Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của nhân sự
Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của nhân sự

5. Đảm bảo lựa chọn đối tác phù hợp

Tuyệt đối tránh để thất thoát hàng hóa bởi ngay tại thời điểm nhận hàng từ nhà cung cấp. Nên việc lựa chọn hợp tác với đối tác nào là một trong những yếu tố quan trọng đối với việc chống thất thoát hàng hóa. Ngoài việc phải nghiên cứu lựa chọn, bên cạnh đó các doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác của mình, bao gồm các nhà cung cấp, nhà vận chuyển, khách hàng, để có thể tăng cường sự hợp tác của họ với doanh nghiệp mình, và tăng cường tính minh bạch trong quá trình vận chuyển và quản lý hàng hóa.

6. Áp dụng công nghệ, công cụ tiên tiến

Càng ngày càng có nhiều thiết bị, công cụ hỗ trợ cho việc quản lý hàng hóa hiệu quả. Việc sử dụng các công nghệ hiện đại tại Việt Nam hoặc trên thế giới là một trong những cách hiệu quả để phòng chống thất thoát hàng hóa. Các công nghệ tiên tiến như đầu đọc mã vạch, máy in tem bán hàng, máy quét mã vạch, phần mềm quản lý kho, thiết bị giám sát nhiệt độ, độ ẩm sẽ giúp cho các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa và giám sát một cách tốt nhất.

7. Áp dụng quy trình quản lý rủi ro

Cách tốt nhất để phòng tránh thất thoát hàng hóa là tìm kiếm ra tất cả các nguyên nhân và tìm ra phương án, biện pháp phòng ngừa để giải quyết triệt để các nguyên nhân đó.

3. Tổng kết

Nghiên cứu và tìm ra các cách phòng chống thất thoát hàng hóa là một vấn đề rất quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có sự quan tâm đặc biệt tới nó, đặc biệt các doanh nghiệp hoặc cửa hàng kinh doanh đa dạng sản phẩm, số lượng sản phẩm càng lớn thì càng cần phải chú trọng nhiều hơn.

Hãy đánh giá!