Bí kíp cắt giảm chi phí kinh doanh – Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế toàn cầu do ảnh hưởng nặng nề của đại dịch Covid-19, doanh nghiệp nào cũng phải chật vật xoay sở cứu vớt sản nghiệp trước bờ vực thẳm. Thực tế, đã có tới 39% doanh nghiệp buộc phải cắt giảm lao động, 4% cho lao động nghỉ việc không lương cùng không ít doanh nghiệp đã nộp đơn phá sản,…

“Trao đổi với chúng tôi, chủ các doanh nghiệp nói đang rất nỗ lực để cắt giảm tối đa chi phí kinh doanh, chi phí sản xuất, nhưng rất khó cắt giảm chi phí nguyên liệu đầu vào do nguồn cung từ Trung Quốc hạn chế, các nguồn cung khác không thể có ngay”, bà Phạm Ngọc Thủy, đại diện nhóm thực hiện khảo sát doanh nghiệp của Ban IV cho biết.

Vậy các doanh nghiệp có thể gượng dậy sau đại dịch đã thực hiện cắt giảm chi phí kinh doanh như thế nào? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của isaacgroup.vn để đi tìm câu trả lời tối ưu nhé!

Cắt giảm chi phí kinh doanh

Sự cần thiết của việc cắt giảm và kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp

Một trong những vấn đề cốt lõi đặt ra là doanh nghiệp phải kiểm soát được chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Đây là yếu tố mang tính quyết định. Nó không chỉ tác động đến việc nên hay không nên cắt giảm chi phí mà còn giữ vai trò quyết định sự thành bại của doanh nghiệp.

Đối với các nhà quản lý, để kiểm soát được chi phí phát sinh hàng ngày, quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí. Từ đó đề ra biện pháp kiểm soát chi phí phù hợp.

Theo một nghiên cứu của Harvard Business Press, mức độ tác động của những khu vực cắt giảm lên mức tăng trưởng doanh thu của các công ty hàng đầu như sau: Cắt giảm nhân sự; Giảm chi tiêu ban lãnh đạo; Kiểm soát gắt gao nguồn vốn lao động; Tìm thêm đối tác cung ứng khác; Hạn chế mọi chi tiêu phát sinh; Điều chỉnh giá; Thu hẹp danh mục sản phẩm; Giảm bớt các cấp bậc quản lý; Đầu tư vào lĩnh vực kinh doanh mới; “Đóng băng” mức lương; Thay đổi động cơ bán hàng; Thuê ngoài hoặc chuyển sản xuất sang các nước có lao động giá rẻ; Chuyển sản xuất về các nước gần hơn trong khu vực; Đẩy mạnh công tác marketing…

Nắm rõ được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến thu chi, doanh nghiệp có thể kiểm soát được chi phí. Sau cùng là lợi nhuận của doanh nghiệp theo đó cũng tăng lên. Chính vì vậy, quản lý chi phí là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những chi phí này.

Các bí kíp cắt giảm chi phí kinh doanh hiệu quả nhất

Chi phí sản xuất kinh doanh luôn có những biến động nhất định theo từng thời kỳ. Do đó, một trong những nhiệm vụ quan trọng của công việc quản lí chi phí là cân nhắc, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho tiết kiệm, tối ưu.

Theo đó, để quản lý chi phí hiệu quả cần tiến hành:

  • Phân tích và đưa ra cơ cấu chi phí, nguồn vốn huy động tối ưu cho doanh nghiệp trong từng thời kỳ;
  • Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý;
  • Kiểm soát việc sử dụng các tài sản của công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cắt giảm chi phí sao cho hiệu quả. Một số DN giảm đều mọi khoản chi tiêu. Số khác lại chú trọng cắt giảm khu vực tiêu hao ngân sách nhất. Những biện pháp này chỉ có tác động trong ngắn hạn những lại ảnh hưởng tăng trưởng về lâu dài. Trong trường hợp này các doanh nghiệp nên áp dụng ngay những bí kíp dưới đây để DN tăng trưởng bền vững.

1. Hiểu rõ cấu trúc các khoản chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

Đây là yếu tố then chốt nhất, phải đề cập đến đầu tiên khi cắt giảm chi phí kinh doanh. Bởi có rất nhiều chủ doanh nghiệp không nắm được thông tin chính xác về chi phí thực tế của họ.
Khi tìm cách quản lý chi phí, việc đầu tiên là phải xác định nguồn doanh thu. Bao nhiêu từ việc bán sản phẩm và dịch vụ? Đối tượng nào là những khách hàng chi tiêu cao nhất? Sau đó, công ty cần tìm ra những chi phí cụ thể có liên quan đến việc tạo ra nguồn doanh thu.

Cuối cùng, xác định thật chính xác những loại chi phí liên quan và không liên quan trực tiếp đến quá trình tạo doanh thu.

2. Cắt giảm chi phí liên quan đến vật tư văn phòng

Tiết kiệm chi phí mua sắm VPP và những vật dụng văn phòng không thực sự cần thiết. Hãy đàm phán về giá với nhà cung cấp VPP. Hoặc lựa chọn một nhà cung cấp khác có mức chiết khấu và ưu đãi hấp dẫn hơn.

Hiện nay doanh nghiệp có thể đặt hàng số lượng lớn với các sàn thương mại điện tử như Tiki, Shopee hay Lazada để tiết kiệm chi phí hơn so với mua hàng truyền thống.

3. Tối ưu hoá chi phí sản xuất

DN luôn phải tìm cách để cắt giảm chi phí nguyên vật liệu đầu vào. Đồng thời tận dụng được tối đa các nguồn lực. Dưới đây là một số gợi ý để cắt giảm chi phí kinh doanh:

  • Xem xét các cách sử dụng phế phẩm và chất thải sản xuất để tạo ra một sản phẩm khác.
  • Tận dụng tối đa mặt bằng sản xuất. Phần diện tích không sử dụng có thể cho doanh nghiệp/ cá nhân khác thuê lại để làm văn phòng/ kho hàng.
  • Theo dõi và đo lường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Điều chỉnh và tối ưu việc sử dụng các tài nguyên có sẵn.

4. Tối ưu hoá các chi phí tài chính

Nghiên cứu kĩ hợp đồng bảo hiểm và tài chính của công ty để. Từ đó loại bỏ những điều khoản phát sinh chi phí không cần thiết.

  • Đối với chi phí bảo hiểm. Hãy so sánh giữa các nhà cung cấp; tìm đơn vị có mức phí bảo hiểm cạnh tranh nhất;
  • Hợp nhất nhằm làm giảm số lượng các hợp đồng bảo hiểm cũng như tài khoản ngân hàng.
  • Tiến hành đánh giá tất cả chính sách bảo hiểm. Đảm bảo rằng doanh nghiệp không được bảo hiểm quá mức cần thiết. Và tránh trùng lặp các điều khoản gây lãng phí.

Doanh nghiệp không nên tùy tiện tạo ra các khoản vay nợ. Hãy phân tích các chi phí sử dụng; dự đoán hiệu quả sử dụng vốn khi xem xét mở rộng kinh doanh. Xem xét kĩ chi phí cơ hội cũng như ảnh hưởng của thanh toán nợ đối với dòng tiền. Quá nhiều khoản nợ sẽ làm ảnh hưởng xấu đến xếp hạng tín dụng, lãi suất và khả năng vay vốn trong tương lai.

5. Đổi mới các phương thức tiếp thị 

Tất nhiên bạn sẽ không cần ngừng các quảng cáo trả phí đang đem lại hiệu quả. Tuy nhiên lựa chọn ít tốn kém hơn cũng rất cần được cân nhắc:

  • Lập một danh sách email của khách hàng để xây dựng chiến dịch khuyến khích khách hàng giới thiệu thương hiệu mình tới bạn bè, đồng nghiệp. Đề xuất từ khách hàng đã sử dụng sản phẩm tăng khả năng mua hàng cao hơn nhiều so với tiếp thị truyền thống.
  • Truyền thông trên mạng xã hội và internet nhiều hơn quảng cáo truyền thống. Khách hàng thích một thương hiệu mà họ nhận ra hoặc đã từng nhìn thấy trên internet hơn.
  • Giảm chi phí tiếp thị bằng việc tận dụng đội ngũ in-house, cố gắng hạn chế thuê agency ngoài.

6. Có chiến lược sử dụng thời gian hiệu quả

Tối ưu hóa hiệu suất làm việc giúp giảm chi phí kinh doanh. Hãy nhớ rằng, lãng phí thời gian chính là lãng phí tiền bạc.

  • Hạn chế những thứ gây mất tập trung. Đưa ra nhiều biện pháp giúp nhân viên tập trung tiếp tục công việc.
  • Sử dụng phần mềm quản trị nhân viên để theo dõi việc sử dụng thời gian, thời gian dành cho từng loại hoạt động hoặc dự án công việc.
  • Đặt ra chỉ tiêu trong một khoảng thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định.
  • Lên lịch trình hoạt động kinh doanh. Khuyến khích nhân viên tuân thủ lịch trình hàng ngày, hàng tuần.
  • Lên lịch trình thời gian định trước cho các cuộc họp. Yêu cầu mọi người đến đúng giờ quy định, bám sát chương trình, tránh kéo dài thời gian không cần thiết.

7. Đưa công nghệ thông tin đến từng dây chuyền sản xuất

Các cuộc họp online sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí đi lại. Các “phòng họp trực tuyến” tiết kiệm không gian, phòng họp thực. Mặc dù không thể hoàn toàn thay thế được tương tác trực tiếp, nhưng chúng ta có thể sử phương pháp này để tiết kiệm thời gian, chi phí trong rất nhiều trường hợp.
Hãy tận dụng các công nghệ, tiện ích như: Drive, Google Docs, Google Sheets, các phần mềm quản trị ứng dụng hay nền tảng lưu trữ đám mây để tập trung hóa các tài liệu của công ty, thay vì lưu trữ các tài liệu trên giấy.

8. Hạn chế tối đa đầu tư dàn trải

Tập trung đầu tư vào thế mạnh là một trong những chiến lược cải thiện lợi nhuận hiệu quả nhất. Giới hạn các loại dịch vụ cung cấp, doạnh nghiệp sẽ làm việc hiệu quả hơn và tạo ra thành quả chất lượng cao hơn.

Một cách khác để thu hẹp trọng tâm kinh doanh là trở thành nhà thầu phụ. Tận dụng tối đa năng lực làm việc của bằng cách ký hợp đồng phụ bất cứ khi nào có thể. Nhiều dự án hơn đem lại nhiều doanh thu hơn. Và hợp đồng thầu phụ sẽ có chi phí thấp hơn và lợi nhuận sẽ được tối ưu.

9. Cắt giảm chi phí kinh doanh nhờ tận dụng tối đa không gian của bạn

Phân tích thực trạng sử dụng không gian làm việc. Quẳng mọi thứ vào kho, quá nhiều trang thiết bị, giấy tờ chất đống và sắp xếp đồ nội thất không hợp lý là tình trạng lãng phí không gian phổ biến.

Hãy sáp nhập các phòng chức năng hoặc bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Sử dụng một không gian cho nhiều mục đích. Ví dụ, phòng họp cũng có thể làm phòng nghỉ hoặc phòng đặt máy photo và máy fax; linh hoạt tùy theo đặc điểm mỗi công ty.

10. Tối đa hóa các kỹ năng của nhân viên

Đánh giá việc sử dụng kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên. Giao nhiệm vụ cho nhân viên có kỹ năng tốt và làm việc hiệu quả nhất trong lĩnh vực đó. Đừng bắt con cá phải leo cây và rồi bảo rằng nó không có năng lực. Cũng như đừng bắt một chuyên gia về số liệu thiết kế ấn phẩm. Một nhân viên thường phải chịu trách nhiệm cho nhiều nhiệm vụ khác nhau, hãy xem xét giao mỗi nhiệm vụ cho cá nhân làm hiệu quả cao hơn.

Trên đây là những bí kíp cắt giảm chi phí kinh doanh được rất nhiều doanh nghiệp cân nhắc và áp dụng. Hi vọng những bí quyết nhỏ này có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu được phần nào gánh nặng. Vượt qua thời điểm khó khăn.

Xem thêm: Xu hướng bán hàng Online

Hãy đánh giá!