Knowledge base là gì

Knowledge base là một cơ sở dữ liệu lưu trữ và tổ chức thông tin, kiến thức, kinh nghiệm và những thông tin có giá trị khác để hỗ trợ việc giải quyết các vấn đề, thắc mắc, hoặc nhu cầu tìm kiếm thông tin của người dùng. Nó thường được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận và các trang web để hỗ trợ khách hàng hoặc nhân viên tìm kiếm thông tin và giải quyết các vấn đề.

Một knowledge base thường bao gồm các bài viết, tài liệu hướng dẫn, hình ảnh, video và những thông tin liên quan khác được tổ chức và sắp xếp theo các danh mục hoặc chủ đề. Nó có thể được tạo ra bằng nhiều công cụ khác nhau, từ các phần mềm quản lý kiến thức đơn giản đến các hệ thống phức tạp hơn được tích hợp vào các ứng dụng và trang web. Knowledge base giúp tăng năng suất, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí trong việc giải quyết các vấn đề và tìm kiếm thông tin.

Phân loại dữ liệu trong Knowledge base

Có nhiều cách để phân loại dữ liệu trong Knowledge base, tùy thuộc vào mục đích sử dụng của từng tổ chức hoặc người dùng. Dưới đây là một số cách phân loại phổ biến:

Theo chủ đề

Dữ liệu được phân loại theo các chủ đề cụ thể như sản phẩm, dịch vụ, chức năng, v.v.

Theo đối tượng sử dụng

Dữ liệu được phân loại theo đối tượng sử dụng như khách hàng, nhân viên, đối tác, v.v.

Theo ngôn ngữ

Dữ liệu được phân loại theo ngôn ngữ mà nó được viết hoặc dịch sang, phục vụ cho nhu cầu sử dụng của người dùng có nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Theo định dạng

Dữ liệu được phân loại theo định dạng của nó như văn bản, hình ảnh, video, tài liệu PDF, v.v.

Theo độ phổ biến

Dữ liệu được phân loại theo mức độ phổ biến của nó trong tổ chức hoặc trong ngành.

Theo mức độ chi tiết

Dữ liệu được phân loại theo mức độ chi tiết của nó, từ thông tin chung đến thông tin chi tiết và cụ thể.

Theo mức độ ưu tiên

Dữ liệu được phân loại theo mức độ ưu tiên và độ quan trọng của nó, giúp người dùng tìm kiếm và sử dụng thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Knowledge base là gì? Quy trình xây dựng hệ thống cơ sở tri thức cho DN
Knowledge base là gì? Quy trình xây dựng hệ thống cơ sở tri thức cho DN

Lợi ích của Knowledge base là gì?

Knowledge base mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức và người dùng, bao gồm:

Tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất

Knowledge base cung cấp cho người dùng một nguồn tài nguyên thông tin phong phú, giúp họ tìm kiếm và sử dụng thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nhân viên không còn phải mất thời gian tra cứu thông tin, từ đó tăng năng suất làm việc.

Giảm chi phí

Knowledge base giúp giảm chi phí cho tổ chức vì nhân viên không còn phải tìm kiếm hoặc tạo ra thông tin mới cho mỗi vấn đề hay thắc mắc. Nó cũng giúp giảm chi phí đào tạo cho nhân viên mới vì họ có thể tìm kiếm thông tin và tự học hỏi từ Knowledge base.

Tăng độ chính xác và độ tin cậy

Knowledge base được thiết kế để cung cấp các thông tin chính xác và tin cậy nhất, giúp người dùng tin tưởng và sử dụng thông tin đó để giải quyết các vấn đề.

Hỗ trợ khách hàng tốt hơn

Knowledge base cung cấp cho khách hàng một nguồn tài nguyên thông tin phong phú và đầy đủ, giúp họ tìm kiếm và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Dễ dàng quản lý và cập nhật

Knowledge base cho phép người quản lý dễ dàng quản lý và cập nhật các thông tin mới, giúp duy trì tính mới của dữ liệu và đảm bảo rằng thông tin luôn được cập nhật và chính xác.

Tăng tính đồng bộ và hiệu quả

Knowledge base giúp tăng tính đồng bộ và hiệu quả trong công việc vì tất cả nhân viên trong tổ chức có thể truy cập cùng một nguồn thông tin chung.

Tăng trải nghiệm người dùng

Knowledge base cung cấp cho người dùng một trải nghiệm tốt hơn trong việc sử dụng các dịch vụ của tổ chức, từ đó tăng sự hài lòng của khách hàng và tăng khả năng giữ chân khách hàng.

7 bước xây dựng hệ thống Knowledge base cho doanh nghiệp

Để xây dựng hệ thống Knowledge base cho doanh nghiệp, có thể thực hiện theo 7 bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng sử dụng

Trước khi bắt đầu xây dựng Knowledge base, cần xác định mục tiêu và đối tượng sử dụng của hệ thống. Điều này giúp đảm bảo rằng Knowledge base được thiết kế phù hợp với mục đích sử dụng và đáp ứng nhu cầu của người dùng.

Bước 2: Thu thập và tổ chức thông tin

Tiếp theo, cần thu thập và tổ chức các thông tin cần thiết cho Knowledge base. Các thông tin này có thể bao gồm các câu hỏi thường gặp, hướng dẫn sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ, các hướng dẫn xử lý sự cố, v.v.

Bước 3: Xác định cách thức lưu trữ và truy cập thông tin

Sau khi thu thập và tổ chức thông tin, cần xác định cách thức lưu trữ và truy cập thông tin trong Knowledge base. Các thông tin có thể được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hoặc trong các tệp tin và được truy cập thông qua giao diện web hoặc ứng dụng di động.

Bước 4: Thiết kế giao diện người dùng

Giao diện người dùng là yếu tố quan trọng trong việc tạo ra một Knowledge base hiệu quả. Thiết kế giao diện người dùng cần đơn giản, dễ sử dụng và tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.

Bước 5: Xây dựng nội dung và kiểm tra chất lượng

Sau khi hoàn thành thiết kế giao diện, cần bắt đầu xây dựng nội dung cho Knowledge base và đảm bảo rằng nội dung được kiểm tra chất lượng trước khi được đưa vào sử dụng.

Bước 6: Triển khai và đào tạo người dùng

Khi đã hoàn thành xây dựng Knowledge base, cần triển khai hệ thống và đào tạo người dùng. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả nhân viên và khách hàng đều biết cách sử dụng Knowledge base một cách hiệu quả.

Bước 7: Đánh giá và cập nhật Knowledge base

Cuối cùng, cần đánh giá và cập nhật Knowledge base thường xuyên để đảm bảo rằng các thông tin trong Knowledge base luôn cập nhật và chính xác nhất.

Trên đây ISAAC đã chia sể khái niệm Knowledge base là gì? và quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu áp dụng cho doanh nghiệp.

Hãy đánh giá!