Ngày nay, việc canh tranh trong kinh doanh ngày càng gay gắt, nên việc quản lý kho hàng bằng mã vạch ngày càng đóng vai trò quan trọng. Và để tối ưu hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải áp dụng công nghệ tiên tiến trong việc quản lý kho hàng đó chính là quản lý bằng mã vạch.

Quản lý kho bằng mã vạch
Quản lý kho bằng mã vạch

Vai trò của quản lý kho hàng bằng mã vạch

1. Nâng cao hiệu quả quản lý kho

Khi quản lý kho hàng bằng mã vạch, hiệu quả công việc được nâng lên rõ rệt, bên cạnh đó giảm thiểu đáng kể những sai sót thường gặp. Trước đây, phải sử dụng thủ công để ghi chép hàng hóa, rất khó quản sát, tìm kiếm và quản lý, thì ngày nay nhờ công nghệ, chúng ta dùng các thiết bị hỗ trợ quét vào các tem mã vạch sản phẩm để thực hiện các hoạt động xuất nhập và kiểm kê hàng hóa một cách thuận tiện.

Chính vì quản lý bằng mã vạch mà giúp cho công việc quản lý kho hàng trở lên đơn giản hơn, ngoài ra tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sự nhầm lẫn các thông tin, hạn chế rất nhiều lỗi do cách làm thủ công hay mắc phải,

2. Quá trình đặt hàng và xuất hàng tiết kiệm thời gian

Nhờ việc quản lý bằng mã vạch, mà nó có thể giúp cho ta quản lý thông tin hàng hóa, sản phẩm một cách chính xác bao gồm: Tên sản phẩm, mã SKU, ngày sản xuất, hạn sử dụng, giá nhập, giá bán, tồn kho… Điều này giúp cho đội ngũ nhân sự quản lý số liệu tồn kho, và thời gian cần phải đặt hàng mới bổ sung. Bên cạnh đó khi có lệnh xuất hàng đi cũng chọn lựa sản phẩm một cách dễ dàng và tránh việc nhầm lẫn do con người có thể tạo ra, ví dụ như có một hoặc nhiều sản phẩm có hình ảnh bề ngoài giống hoặc gần giống hệt nhau, nên bắt buộc phải dùng mã vạch để phân biệt.

3. Tăng chất lượng dịch vụ, trải nghiệm và hỗ trợ khách hàng

Vỡi việc quản lý kho hàng bằng mã vạch, doanh nghiệp, cửa hàng dễ dàng trong việc tìm kiếm, đếm số lượng, kiểm tra thông tin sản phẩm, điều này giúp cho tiết kiệm thời gian phục vụ cũng như giảm thời gian chờ đợi của khách hàng. Trong trường hợp khách hàng có nhu cầu về tìm kiếm thông tin, hay thắc mắc về sản phẩm, nhân viên cũng nhanh chóng có thể truy vấn ra thông tin một cách nhanh chóng để giải đáp cho khách hàng, nâng cao trải nghiệm dịch vụ của khách hàng.

4. Quản lý tồn kho đơn giản, hiệu quả

Với việc từng sản phẩm có sẵn hoặc được gắn nên mã vạch trên từng sản phẩm, quản lý tồn kho trở lên thuận lợi hơn rất nhiều. Với việc quản lý đầy đủ thông tin, thông số của từng sản phẩm. Chính vậy mà doanh nghiệp, cửa hàng dễ dàng hơn trong việc quản lý được số lượng tồn kho hàng hóa có trong kho.

5. Nâng cao tính chính xác và minh bạch

Mã vạch sản phẩm giúp cho việc quản lý hàng hóa đơn giản và tính chính xác cao hơn. Đầy đủ thông tin được lưu trữ trong phần mềm quản lý kho hàng, mọi thông tin liên quan tới việc đặt, nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa đều được lưu trữ và xuất file đơn giản và thuận lợi, mọi hoạt động, thao tác trên phần mềm đều được lưu trữ lại và được thực hiện đúng theo quy trình của công ty đã đề ra. Giúp cho tính minh bạch và chính xác được duy trì một cách tốt nhất.

Tính ứng dụng của quản lý kho bằng mã vạch trong doanh nghiệp

1. Đối với nhà sản xuất và phân phối hàng hóa

Trong quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, các sản phẩm có mã vạch chắc chắn được quản lý một cách thuận lợi hơn, đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất số lượng lớn nhiều sản phẩm.

Chính vậy mà các đơn vị phân phối và sản xuất cần phải đăng ký và cung cấp các sản phẩm có mã vạch, ngoài ra trong việc quản lý kho hàng của mình cũng trở lên hiệu quả hơn. Điều này giúp cho họ tối ưu hóa được quy trình sản xuất, lưu kho, và xuất kho cho nhà phân phối, đơn vị đối tác khách hàng.

2. Cửa hàng kinh doanh bán lẻ, kinh doanh online

Quản lý tồn kho, tránh thất thoát hàng hóa là vấn đề rất đau đầu của các cửa hàng bán lẻ. Và trong nhiều nguyên nhân đó, có một nguyên nhân chính đó chính là sản phẩm không có mã vạch.

Các cửa hàng kinh doanh ngày càng nâng cao tính quản lý, quản trị trong kinh doanh, nên họ rất ngại và không thiện trí nhập hàng từ các sản phẩm mà không có mã vạch, nó rát khó quản lý, nhất là đối với các cửa hàng người chủ kinh doanh không thường xuyên có mặt tại cửa hàng.

3. Ứng dụng quản lý kho hàng bằng mã vạch với doanh nghiệp vận chuyển và logistics

Quản lý kho bằng mã vạch úng dụng với các doanh nghiệp vận chuyển và logistics sẽ giúp cho các đơn vị này thuận tiện hơn trong việc kiểm tra và quản lý hàng hóa. Việc gắn mã vạch lên các đơn vị hàng hóa cho phép theo dõi và xác định chính xác thông tin về sản phẩm, số lượng, và thông tin vận chuyển liên quan. Điều này giúp đơn vị vận chuyển quản lý quá trình giao nhận hàng hóa, đảm bảo tính chính xác và đúng hẹn trong việc vận chuyển hàng tới địa điểm đích.

4. Các doanh nghiệp thương mại điện tử

Đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử, lượng hàng hóa giao dịch hàng này với số lượng rất lớn, nên việc quản lý kho hàng cũng rất khó khăn. Tuy nhiên quản lý kho bằng mã vạch đóng vai trò rất quan trọng trong quy trình giao hàng. Việc sử dụng mã vạch giúp đảm bảo rằng sản phẩm được đóng gói và giao hàng chính xác, đồng thời thể hiện đầy đủ thông tin chi tiết về sản phẩm tới khách hàng. Điều này tạo lòng tin và đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong việc mua sắm trực tuyến.

Quy trình các bước triển khai thực hiện quản lý kho bằng mã vạch

Để quản lý hàng hóa đạt được hiệu quả cao nhất thì doanh nghiệp cần phải xây dưng và áp dụng quy trình triển khai thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lựa phần mèm quản lý kho hàng hợp lý

Việc đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện đó chính là tìm kiếm và lựa chọn phần m;: ềm quản lý kho hàng phù hợp với doanh nghiệp của mình. Phần mềm, ứng dụng này cần phải đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp như từ việc tạo mã vạch, quản lý hàng hóa, quản lý nhập xuất kho, kiểm kê hàng hóa, đến việc quản lý tồn kho.

Bước 2: Thiết kế và in mã vạch

Sau khi có được ứng dụng, phần mềm quản lý kho hàng rồi thì doanh nghiệp cần lên phương án thiết kế và in mã vạch. Thông tin mã vạch cần có được các thông tin cơ bản như: Tên sản phẩm, mã SKU, ngày sản xuất, ngày hết hạn, số lô SX (nếu cần).. và đảm bảo được mã vạch được in chính xác, thể hiện đầy đủ thông tin và dễ quét bằng thiết bị quét mã vạch.

Bước 3: Đào tạo nhân viên thực hiện triển khai quản lý kho bằng mã vạch

Để sử dụng và ứng tốt vào cho doanh nghiệp, thì đội ngũ nhân sự liên quan tới công việc này cần phải thành thạo các thao tác trong công việc. Nhân sự cần phải biết cách sử dụng phần mềm ứng dụng quản lý kho hàng, thực hiện các thao tác tạo và in mã vạch, nhân viên cần nắm bắt thành thạo kỹ năng quét mã vạch, đọc được các thông tin từ mã vạch, và thực hiện công việc quản lý kho chính xác và hiệu quả.

Bước 4: Áp dụng mã vạch vào trong quy trình quản lý kho hàng

Sau khi nhân viên đã được huấn luyện và đào tạo, có thể sử dụng thành thạo ứng dụng phần mềm, thao tác xử lý mã vạch, thì doanh nghiệp có thể áp dụng mã vạch vào trong quy trình quản lý kho hàng. Toàn bộ các phần công việc liên quan như nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê, đến tổ chức vị trí để lưu trữ quản lý kho hàng và theo dõi tồn kho thuận lợi hơn, sử dụng mã vạch sẽ giúp được thực hiện một cách chính xác và ghi nhận thông tin về sản phẩm.

5. Theo dõi và đánh giá hiệu quả

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp nói chung và quản lý kho hàng nói riêng, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả của quản lý kho bằng mã vạch. Qua đó phân tích dữ liệu và số liệu từ hệ thống quản lý kho, doanh nghiệp có thể đánh giá khả năng tối ưu hóa quá trình quản lý kho, để có thể thay đổi, cải thiện hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót.

Kết luận

Quản lý kho bằng mã vạch là công nghệ tiên tiến được hầu hết các doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau áp dụng những năm gần đây, giúp cho việc quản lý kho nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành và quản lý kho hàng, bên cạnh đó nâng cao dịch vụ và trải nghiệm dịch vụ khách hàng.

Hãy đánh giá!