Quy trình xử lý đơn hàng là quá trình vô cùng quan trọng. Đảm bảo đơn hàng của bạn đến được tay khách hàng mà không gặp bất kỳ vấn đề nào. Là một chủ kinh doanh, bạn hoàn toàn có thể hiểu rõ quy trình này bắt đầu và kết thúc như thế nào? Tuy nhiên làm thế nào để tối ưu quy trình xử lý đơn hàng thì không phải ai cũng biết.

Vậy đâu là quy trình xử lý đơn hàng đúng và tối ưu nhất giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian? Đặc biệt là khi lượng đơn hàng và kênh bán ngày càng tăng? Hãy cùng ISSAC tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.

1/Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là nhiệm vụ và công việc của nhân viên quản lý đơn hàng. Với công việc cụ thể là theo dõi thông tin đơn hàng trong tất cả các khâu.

Đảm bảo hàng hóa có chất lượng và dịch vụ tốt nhất đến tay khách hàng. Quá trình này chỉ kết thúc khi khách hàng nhận được được hàng và bạn thu được tiền từ họ.

Đây không phải là một quá trình khó khăn nhưng cũng không hề đơn giản. Đặc biệt là khi quy mô của bạn ngày càng được mở rộng với lượng đơn hàng ngày một tăng lên.

Quá trình xử lý đơn hàng theo truyền thống tốn nhiều thời gian và hoạt động chồng chéo. Đó là do sự di chuyển dòng dữ liệu trong hệ thống phân phối diễn ra chậm.

Sự di chuyển chậm này có thể vẫn ổn trong một doanh nghiệp có hệ thống phân phối đơn giản. Nhưng với các hệ thống phân phối lớn, phức tạp sẽ dẫn đến nhiều bất cập, trì trệ trong quản lý. Thậm chí gây nhiều khó khăn trong việc lưu thông hàng hóa ra thị trường.

2/ 4 nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả

Cùng ISSAC tìm hiểu về 4 nguyên tắc cơ bản trong việc quản lý đơn hàng linh hoạt nhanh chóng.

2.1. Nhập dữ liệu cho một đơn hàng: nhập một và chỉ một lần.

Để giúp bạn xử lý đơn hàng hiệu quả hơn, bạn cần đảm bảo một dữ liệu chỉ cần nhập một lần. Nhập thật chính xác để lưu thông suốt chuỗi cung ứng.

Để tránh trường hợp dữ liệu bị lặp lại nhiều lần, bạn có thể sao chép các dữ liệu bằng các thiết bị điện tử liên quan đến nguồn dữ liệu. Hoặc để khách hàng tự nhập đơn vào hệ thống rồi truyền dữ liệu đến các hệ thống liên quan khác như nhà cung ứng, quản lý kho hàng…

2.2. Tự động hóa trong quá trình xử lý đơn hàng

Đảm bảo tính linh hoạt trong chuỗi cung ứng, cách tối ưu nhất là để quá trình này diễn ra tự động hóa. Giúp bạn tránh tối đa các trường hợp rủi ro bất ngờ. Cần đối phó nhanh nếu các đơn hàng bị lỗi.

Lưu ý nên hạn chế quá trình xử lý đơn hàng bằng tay. Đối với các trường hợp lỗi đơn hàng hay khách hủy đơn cần yêu cầu xác định vấn đề của chúng . Gửi dữ liệu ấy cho các bộ phận liên quan khác tham gia cùng xử lý.

2.3. Đơn hàng luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ khách hàng

• Đối với khách hàng:

Nên để khách hàng theo dõi đơn hàng của họ trong suốt quá trình cung ứng. Khách hàng sẽ rất hài lòng nếu doanh nghiệp nào giúp họ có thể bám sát tình trạng đơn hàng của họ.

• Đối với các nhà cung ứng:

Trong quá trình nắm bắt cũng cần sát sao thông tin và tình trạng các đơn hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra đều có thể chủ động xử lý nhanh chóng. Làm việc trực tiếp với các nhà cung ứng liên quan. Đảm bảo mọi đơn hàng đều luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ khách hàng.

2.4. Duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu

Quy trình xử lý đơn hàng sẽ tốt hơn nếu duy trì được tính toàn vẹn của dữ liệu. Tức là tích hợp hệ thống đặt hàng với các hệ thống liên quan khác để cập nhật kịp thời và chính xác tình trạng hàng hóa.

Ví dụ như cập nhật và kiểm soát các đơn đặt hàng trong hệ thống, doanh thu, trạng thái kho hàng, kế hoạch phân phối,…Ngoài ra để hỗ trợ khách hàng trong quá trình mua, hệ thống nhận đơn cần phải có dữ liệu mô tả thông tin về sản phẩm như giá cả, các đợt giảm giá,…

3/ Lợi ích của quản lý đơn hàng

•  Quản lý tất cả đơn hàng online, offline của tất cả các cửa hàng và chi nhánh.
• Theo dõi trạng thái của đơn hàng đang được xử lý đến trạng thái nào.
• Chỉnh sửa thông tin đơn hàng nhanh chóng.
• Tìm kiếm đơn hàng nhanh chóng và chính xác
• Theo dõi quá trình đóng đói và xuất kho giao hàng.
• Theo dõi được quá trình đơn hàng hoàn tất hay còn công nợ
• Đồng bộ đơn hàng sang nhà vận chuyển đơn giản chỉ bằng một thao tác nhấn.
• Theo dõi được tình trạng đơn hàng đang được nhà vận chuyển xử lý đến đâu và đang trong trạng thái nào.
• Export đơn hàng nhanh chóng và theo thời gian bất kì.
• Hỗ trợ trên nhiều thiết bị.

4/ Quy trình xử lý đơn hàng đúng là như thế nào?

Quy trình xử lý đơn hàng đúng sẽ bao gồm các bước: Chọn sản phẩm => Xác nhận đơn hàng => Phân loại => Đóng gói => Giao hàng => Thu tiền. Tùy theo quy mô và cách quản lý mà quy trình quản lý đơn hàng của từng cửa hàng sẽ khác nhau.

Tuy nhiên để tối ưu quy trình hiệu quả nhất, các cửa hàng thường bắt đầu từ quy trình thủ công đến quy trình công nghệ cao. Dựa trên dữ liệu trên các kênh bán hàng kết hợp phần mềm xử lý đơn hàng tự động.

5/ Tại sao cần có quy trình xử lý đơn hàng đúng cách?

Có rất nhiều cách để quản lý đơn hàng, tuy nhiên ở một mức độ, số lượng và quy mô nào đó sẽ là quá sức nếu bạn cố gắng tự mình giải quyết hoàn thành từng đơn hàng. Đây là thời điểm mà một quy trình xử lý đơn hàng thông minh và đúng cách sẽ là yếu tố quan trọng nhất mà bạn không thể bỏ qua.

5.1 Giảm tồn kho khó bán và loại bỏ nguy cơ thiếu hụt hàng hóa

Có thể bạn nghĩ rằng quy trình xử lý đơn hàng không hề liên quan đến việc quản lý tồn kho. Quá trình lên đơn hoàn toàn có thể giúp bạn theo dõi toàn bộ số lượng tồn kho thực. Có thể bán và dự đoán hàng sắp hết để nhập hàng kịp thời ngay trong quá trình tạo đơn với các phần mềm quản lý đơn hàng thông minh.

Việc tạo đơn mà không theo dõi số lượng tồn kho thường xuyên hoàn toàn có thể khiến bạn rơi vào tình trạng hết hàng mà không hay biết. Dẫn đến nguy cơ mất trắng đơn hàng, mất khách và bỏ đi cơ hội kinh doanh cho các khách hàng tiềm năng của mình.

5.2 Giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng

Sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng là điều hoàn toàn có thể xảy ra .

Đặc biệt, tình trạng có thể trở nên nghiêm trọng hơn khi khách hàng liên tục tìm đến bạn với các tin nhắn hỏi thăm đơn hàng, phàn nàn về thời gian giao hàng hay thậm chí là trả hàng, hoàn tiền.

Tình trạng này có thể xảy ra nếu bạn không thể kiểm soát tốt các đơn đặt hàng. Thông tin người nhận hay quản lý giao hàng với Shipper. Đây là thời điểm mà một hệ thống giao hàng hợp lý có thể giúp bạn quản lý quy trình này một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Loại bỏ tuyệt đối các nguy cơ sai sót trong quá trình tạo đơn, ghi nhận thông tin hay giao hàng chậm trễ.

5.3. Tiết kiệm thời gian

Không thể phủ nhận vai trò của một quy trình xử lý đơn hàng tốt, bởi việc quản lý đơn hàng hiệu quả với quy trình rõ ràng là cách tốt nhất giúp cửa hàng có thể tối ưu chi phí cũng như tiết kiệm thời gian một cách tốt nhất. Hạn chế tối đa sai sót sẽ giúp hạn chế tối đa thời gian giải quyết những sai sót đó.

5.4. Đánh giá nhu cầu và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp

Theo dõi và phân loại đơn hàng đúng cách. Giúp bạn có thể đánh giá hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm. Từ đó xác định được nhu cầu sử dụng của từng đối tượng khách hàng tại từng thời điểm. Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh đưa ra được những chiến lược kinh doanh phù hợp và hiệu quả nhất.

5.5. Tối ưu vận chuyển

Một quy trình xử lý đơn hàng tối ưu sẽ có thể theo dõi toàn bộ quá trình từ tạo đơn đến vận chuyển và xác nhận giao hàng thành công. Người bán cần kiểm soát chặt chẽ các đơn vị vận chuyển hay shipper thuê ngoài để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ hơn.

6/ Quy trình xử lý đơn hàng đúng cách, hiệu quả cực cao

Tùy từng mô hình kinh doanh, quy trình xử lý đơn hàng có thể thay đổi hoặc bớt đi một số bước. Tuy nhiên một mô hình được xem là tối ưu cần đảm bảo các bước sau:

6.5. Thu tiền và kết thúc quá trình giao hàng

Khi hàng của bạn đã được giao thành công, khách hàng sẽ thanh toán tiền cho bạn để kết thúc quá trình mua hàng. Trong một số trường hợp, khách hàng sẽ trả hàng và đòi hoàn tiền.

Khi này bạn cần đưa ra các chính sách để xử lý tốt khi vấn đề này xảy ra. Bởi điều này không chỉ liên quan trực tiếp đến doanh thu của bạn mà còn là yếu tố hàng đầu quyết định sự hài lòng của khách hàng.

7/  Cách xử lý đơn hàng bị hủy

Bán hàng online bị ảnh hưởng rất nhiều khi khách không nhận hàng đã đặt. “Hủy đơn” là một bài toán khó tìm lời giải mà muốn hay không thì điều đó vẫn xảy ra thường xuyên. Với các trường hợp đang tìm cách tránh vấn đề đơn hàng bị hoàn hay hủy đơn hàng thì cũng đừng lo. Hiện tại, có nhiều cách xử lý chủ shop nên áp dụng để tránh các vấn đề đó như sau:

7.1. Thông báo cho khách khoảng thời gian giao đơn hàng.

Chủ động báo khách thời gian nhận hàng để khách hàng sắp xếp thời gian nhận hàng dễ hơn. Đặt thời gian giao hàng trong khoảng an toàn nhất có thể.

Khoảng thời gian đó sẽ không đặt mình dưới áp lực phải giao hàng và không quá lâu làm nản lòng khách hàng. Khi khách hàng đặt hàng, với hy vọng nhận được sản phẩm của họ càng sớm càng tốt.

7.2. Đóng gói đơn hàng cẩn thận.

Hàng đến tay khách có bị móp méo hay hư hỏng còn phụ thuộc vào đơn vị giao hàng. Nhưng việc đóng gói cẩn thận, đặc biệt với hàng dễ vỡ là điều các chủ shop nên tuân thủ.

Có nhiều trường hợp hộp hàng bị móp méo trong khi giao. Nhưng nhờ túi xốp hoặc nhờ đóng gói cẩn thận đã giúp bảo vệ cho hàng hóa bên trong rất nhiều. Thế nên, chủ shop đừng bao giờ xem nhẹ việc đóng gói chắc chắn cho đơn hàng của mình. Vì điều này có thể cứu nguy cho hàng hóa bên trong rất nhiều.

7.3. Lựa chọn nơi vận chuyển đơn hàng uy tín.

Lựa chọn nhà vận chuyển uy tín là giải pháp tốt để tránh tình trạng hủy đơn hàng. Thuê dịch vụ giao hàng như vậy sẽ mang lại nhiều lợi ích.

Đầu tiên, chi phí vận hành và phí vận chuyển thấp hơn, tập trung kinh doanh được cải thiện. Từ đó, khả năng giao hàng đúng thời gian dự kiến tăng cao hơn.

8/ Kết luận

Là một chủ kinh doanh đang tìm kiếm một giải pháp quản lý đơn hàng để tối ưu quy trình xử lý đơn hàng. Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm những kiến thức mà ISSAC cung câp trên đây về quy trình xử lý đơn hàng.

Nguyễn Văn Thịnh

Tôi là Nguyễn Văn Thịnh người sáng lập ra thương hiệu ISAAC và ISAAC GROUP là đội ngũ đầu tiên đưa nền tảng giáo dục kinh doanh siêu thị, với những khóa học quản lý siêu thị và cung cấp dịch vụ setup siêu thị mini đầu tiên tại Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ cho khách hàng ISAAC tự tin đáp ứng được mọi yêu cầu của bạn. Phương châm làm việc của chúng tôi là: “cung cấp khoá học và dịch vụ tốt nhất cho bất kỳ ai”.