Nhiệm vụ quản lý kho hàng là một trong những công việc đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà kho hàng được sắp xếp khoa học, theo đúng cách, sẽ giúp cho việc tổ chức quản lý và sử dụng kho hàng hiệu đạt hiệu quả cao hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về phương pháp sắp xếp kho hàng theo 5S, cùng với các lợi ích và cách thực hiện.

Quản lý Kho Hàng Theo 5S
Quản lý Kho Hàng Theo 5S

I. Khái niệm về phương pháp sắp xếp kho hàng theo 5S

Phương pháp sắp xếp kho hàng theo 5S là một phương pháp xây dựng tổ chức quản lý kho hàng có nguồn gốc xuất xứ từ đất nước Nhật Bản, đã và đang được áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp trên toàn thế giới. 5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật, tương ứng với 5 bước để có thể dễ dàng sắp xếp kho hàng hiệu quả:

  1. Seiri (sắp xếp): Tức là loại bỏ bớt những thứ không thực sự cần thiết và chỉ giữ lại những thứ cần thiết.
  2. Seiton (sắp đặt): Tức là sắp xếp những thứ còn lại một cách khoa học và dễ dàng để sử dụng.
  3. Seiso (sạch sẽ): Tức là kho hàng luôn được dọn dẹp sạch sẽ để tạo môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn.
  4. Seiketsu (tuân thủ): Tức là phát triển và duy trì nâng cấp quy trình sắp xếp kho hàng một cách hiệu quả.
  5. Shitsuke (tự giác): Tức là tự giác thực hiện đúng theo các quy trình sắp xếp kho hàng hiệu quả.

II. Các lợi ích của phương pháp quản lý kho hàng theo 5S

  • Giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ: Khi kho hàng được sắp xếp theo phương pháp 5S, thì người quản lý kho hàng sẽ dễ dàng biết được những thứ cần thiết phải giữ lại và những thứ không thực sự cần thiết thì sẽ cần được loại bỏ. Điều này sẽ giúp cho tối ưu hóa một cách triệt để không gian lưu trữ kho và giảm đáng kể đi chi phí lưu trữ hàng hóa.
  • Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa: Khi kho hàng được sắp xếp một cách gọn gàng, khoa học và dễ dàng để sử dụng, thì đội ngũ nhân sự quản lý kho hàng sẽ tiết kiệm được thời gian tìm kiếm hàng hóa, sản phẩm. Điều này giúp tăng hiệu quả.
  • Nâng cao năng suất lao động: Khi kho hàng được tổ chức khoa học, thì việc các nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng hàng hóa một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. Điều này sẽ giúp cho năng suất, hiệu quả làm việc sẽ được tăng cao, và bên cạnh đó tăng cường sự hài lòng của nhân viên.
  • Giảm thiểu lỗi trong quá trình vận chuyển: Khi hàng hóa được sắp xếp hiệu quả, việc vận chuyển và lưu trữ kho sẽ trở nên an toàn hơn. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro về lỗi trong quá trình vận chuyển.
  • Giúp quản lý kho hàng dễ dàng hơn: Phương pháp sắp xếp kho hàng theo 5S giúp quản lý kho hàng dễ dàng hơn. Khi các sản phẩm, hàng hóa được sắp xếp theo các khu vực theo sơ đồ kho khoa học và được đánh số thứ tự, người quản lý kho hàng có thể dễ dàng kiểm tra được số lượng hàng hóa tồn trong kho, dễ dàng cập nhật thông tin hàng hóa một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.

III. Quy trình thực hiện phương pháp sắp xếp kho hàng theo 5S

Để tối ưu hóa hiệu quả sắp xếp kho, thì doanh nghiệp cần phải xây dựng và áp dụng một cách triệt để thực hiện quy trình sắp xếp hàng hóa theo tiêu chuẩn 5S bao gồm:

Bước 1: Seiri (sắp xếp)

Bước đầu tiên trong phương pháp sắp xếp kho hàng theo 5S là việc cần phải loại bỏ những thứ không cần thiết. Đội ngũ quản lý kho hàng cần kiểm tra toàn bộ kho hàng, xác định những sản phẩm cần phải loại bỏ, và lên kế hoạch loại bỏ những hàng hóa đã hết hạn sử dụng, những hàng hóa bị hư hỏng, những hàng hóa không thực sự cần thiết và những hàng hóa không được sử dụng trong thời gian gần đây.

Bước 2: Seiton (sắp đặt)

Sau khi đã loại bỏ các vật dụng, sản phẩm không cần thiết, thì tiến hành sang bước tiếp theo là sắp xếp những thứ còn lại một cách sao cho khoa học, logic để dễ dàng quản lý cũng như sử dụng. Người quản lý kho hàng cần đặt hàng hóa vào các vị trí phù hợp, và đánh số thứ tự, note ghi chú về số lượng hàng hóa.

Bước 3: Seiso (sạch sẽ)

Bước thứ ba là cần phải dọn dẹp kho hàng để tạo môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn cho cán bộ công nhân kho nói riêng và công ty nói chung. Người quản lý kho hàng cần dọn dẹp toàn bộ kho hàng, vệ sinh các khu vực, các thiết bị lưu trữ và bảo trì các thiết bị đóng mở cửa.

Bước 4: Seiketsu (tuân thủ)

Tuyệt đôi 100% cán bộ nhân viên kho và toàn công ty cần phải tuân thủ thực hiện theo đúng quy trình sắp xếp kho hàng theo tiêu chuẩn 5S. Bên cạnh đó, thường xuyên đánh giá hiệu quả của quy trình và cập nhật quy trình khi cần thiết theo chiến lược, kế hoạch cũng như sự lớn mạnh phát triển của công ty.

Bước 5: Shitsuke (tự giác)

Bước cuối cùng của phương pháp sắp xếp kho hàng theo tiêu chuẩn 5S là luôn luôn phải nâng cao tính tự giác thực hiện các quy trình sắp xếp kho hàng hiệu quả. Đội ngũ quản lý, giám sát kho hàng cần nâng cao tinh thần, trách nhiệm đào tạo cho đội ngũ nhân viên về phương pháp 5S, kiểm tra và đánh giá hiệu quả thực hiện của nhân viên.

IV. Tổng kết

Phương pháp sắp xếp kho hàng theo 5S là một phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả có nguồn gốc xuất xứ từ Nhật Bản và đã được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới, giúp cho việc tối ưu hóa không gian lưu trữ, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa, nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu những lỗi xuyên suốt trong quá trình vận chuyển và giúp cho việc quản lý kho hàng dễ dàng hơn.

Nhưng để thực hiện phương pháp này có một cách hiệu quả cao nhất, thì toàn bộ đội ngũ quản lý kho hàng cần phải luôn luôn tuân thủ đầy đủ các bước và phát triển quy trình sắp xếp kho hàng hiệu quả. Nếu được thực hiện đúng cách, phương pháp quản lý kho hàng theo 5S sẽ giúp cho việc quản lý và sử dụng kho hàng hiệu quả hơn.

Hãy đánh giá!